Vittime del dovere – Problematiche concernenti l’entrata in vigore della piattaforma per il trattamento informatizzato delle istanze di riconoscimento di vittima del dovere – vittimedeldoveredipartimentops.interno.gov.it – portale “ViD”. Richiesta di confronto.

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Roma, 22 aprile 2024

AL SIGNOR CAPO DELLA POLIZIA
Direttore Generale della Pubblica Sicurezza
Prefetto Vittorio Pisani

OGGETTO: Vittime del dovere – Problematiche concernenti l’entrata in vigore della piattaforma per il trattamento informatizzato delle istanze di riconoscimento di vittima del dovere – vittimedeldoveredipartimentops.interno.gov.it – portale “ViD”.
Richiesta di confronto.

Preg.mo Signor Capo della Polizia,
lo scorso 1° marzo Le indirizzammo una nota (Allegato 1) con la quale esponemmo tutta una serie di criticità della piattaforma per il trattamento informatizzato delle istanze di riconoscimento di vittima del dovere, la cui introduzione era stata resa pubblica con circolare, recante prot. 0006519, del precedente 28 febbraio.

Non mancammo di puntualizzare che “un atto di tale rilevanza avrebbe richiesto un preliminare confronto con le Organizzazioni Sindacali” e che era “molto grave aver rinunciato sistematicamente ogni tipo di confronto costruttivo su un progetto posto in essere in diverse fasi e su base pluriennale”.

Ebbene, il contenuto della nota n. 555/V-RS/01/87 – prot. 6352 del decorso 26 marzo (Allegato 2), pervenutaci in risposta alla nostra sopra richiamata missiva, non fa altro che dare conferme circa le eccezioni da noi già sollevate in merito al funzionamento e allo scopo effettivo della piattaforma ViD in argomento, che si sostanziano in artifizi contrari ai precetti normativi in vigore e fortemente limitativi del diritto dei diretti interessati e dei loro familiari superstiti.

In primo luogo, all’Amministrazione, come noto, non è consentito chiedere l’apposizione di alcun timbro di conformità all’originale dei documenti depositati nel contesto dell’istanza, trattandosi, nel caso di specie, di documenti (atti di p.g., relazioni, certificazioni mediche) che sono già in possesso della medesima. La citata pretesa è quindi contraria all’art. 18, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241 e ss.mm., a mente del quale “(…) I documenti attestanti atti, fatti, qualità e stati soggettivi, necessari per l’istruttoria del procedimento, sono acquisiti d’ufficio quando sono in possesso dell’amministrazione procedente, ovvero sono detenuti, istituzionalmente, da altre pubbliche amministrazioni. L’amministrazione procedente può richiedere agli interessati i soli elementi necessari per la ricerca dei documenti (…)”.

Non è un caso, peraltro, che ai commi successivi il Legislatore abbia tenuto a novellare la norma nel senso che “(…) Parimenti sono accertati d’ufficio dal responsabile del procedimento i fatti, gli stati e le qualità che la stessa amministrazione procedente o altra pubblica amministrazione è tenuta a certificare (…)” e che “(…) Nei procedimenti avviati su istanza di parte, che hanno ad oggetto l’erogazione di benefici economici comunque denominati, indennità, prestazioni previdenziali e assistenziali, erogazioni, contributi, sovvenzioni, finanziamenti, prestiti, agevolazioni, da parte di pubbliche amministrazioni ovvero il rilascio di autorizzazioni e nulla osta comunque denominati, le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, ovvero l’acquisizione di dati e documenti di cui ai commi 2 e 3, sostituiscono ogni tipo di documentazione comprovante tutti i requisiti soggettivi ed oggettivi richiesti dalla normativa di riferimento, fatto comunque salvo il rispetto delle disposizioni del codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione, di cui al decreto legislativo 6 settembre 2011, n. 159 (…)”.

Sul punto sarà quindi necessario un rapido intervento correttivo, in quanto risulterebbe del tutto singolare che il Dipartimento di P.S., Amministrazione titolare del procedimento in materia ai sensi dell’art. 2 del d.P.R. 18 luglio 1999 n. 510, applichi un iter procedimentale contrario al dato normativo, tale da esporre ad un prevedibile, ulteriore, incremento del carico del contenzioso con conseguente danno erariale.

Posto poi che “(…) la piattaforma rientra tra i progetti del PNRR di digitalizzazione delle procedure finalizzate alla semplificazione amministrativa (…)”, sarebbe stato auspicabile un diverso e prudente investimento dei già scarsi fondi pubblici, devoluto ad un effettivo contemperamento costruttivo delle esigenze degli attori procedimentali.

L’applicazione della circolare 0006519 del 26.02.2024, in linea con il funzionamento della piattaforma de qua, della quale pubblicizzava l’entrata in vigore, palesa un secondo e più grave vulnus nell’azione amministrativa in quanto apertamente violativa del precetto di cui all’art. 3, comma 1, del d.P.R. 7 luglio 2006, n. 243, rubricato “Termini e modalità delle procedure” il quale espressamente stabilisce che:

“Le procedure di esame delle singole posizioni sono attivabili a domanda degli interessati. Le domande possono essere presentate direttamente ovvero trasmesse a mezzo posta alle amministrazioni di appartenenza delle vittime”. In tal senso, è evidente che la circolare, non avendo alcun valore di fonte del diritto, non può disciplinare lo svolgimento dell’iter procedimentale in senso antitetico o restrittivo rispetto a quanto stabilito da un regolamento, emanato con un decreto del Presidente della Repubblica.

E proprio in questo senso la piattaforma dovrà indubbiamente prevedere la possibilità di provvedere all’implementazione dei dati da parte del personale preposto anche attraverso le domande inoltrate dagli interessati a mezzo posta.

Rilevati questi due gravi elementi di sostanziale illegittimità è doveroso tornare brevemente nel dettaglio della nota di risposta:

• (pag. 1, secondo alinea) “(…) è stato sottolineato che il procedimento si protrae oltre i 180 giorni previsti dalla normativa (…)”. Questo non giustifica l’eccesso di potere con il quale l’Amministrazione ha deciso l’illegittimo aggravio degli oneri degli interessati;
• (pag. 1, terzo alinea primo punto) – dalla disamina della circolare 559/C3/E/74 – 6537 del 30 luglio 2014, non emerge in maniera nitida che “(…) l’iter corretto è quello della presentazione dell’istanza alla Prefettura o all’ufficio di appartenenza (…)”. Dalla lettura della stessa si evidenzia un caloroso invito per gli uffici periferici a una corretta istruzione del procedimento laddove siano gli stessi a ricevere direttamente la domanda, non certo l’impedimento per i diretti interessati di interfacciarsi in prima o mediata persona con il predetto Servizio Assistenza;
• (pag. 1, terzo alinea secondo punto) – rilevato il tono censorio circa “(…) l’uso degli istanti di inviare, anche a mezzo di procuratori legali, richieste corredate da atti acquisiti informalmente dal proprio fascicolo personale (…)” è opportuno fugare ogni dubbio circa l’effettiva tutela del diritto alla rappresentanza e alla conseguente possibilità per l’interessato, previo deposito del mandato, di consentire l’accesso diretto, la consultazione e l’implementazione del fascicolo telematico afferente alla domanda da parte di Enti portatori di interessi diffusi (Organizzazioni Sindacali e Associazioni su tutti) o procuratori legali.
Al riguardo, anche il Dipartimento per le Libertà Civili e per l’Immigrazione ha in uso un applicativo denominato “G.SEV”, acronimo di “Gestione di speciali elargizioni alle vittime del terrorismo e della criminalità organizzata di tipo mafioso”, reingegnerizzato in chiave digitale, come da circolare prot. 2593, del 21 marzo 2019 (Allegato 3) … e, per quanto risulti a questa O.S., l’informatizzazione completa della trattazione del procedimento devoluto al riconoscimento dei predetti status non ha comportato stravolgimenti radicali e analoghi a quelli introdotti con la piattaforma de qua. Ciò è tanto più vero se si considera che il rapporto tra gli attori del procedimento non è mutato nel passaggio tra il vecchio e nuovo sistema. Nel caso del Dipartimento per le Libertà Civili e per l’Immigrazione, infatti, l’informatizzazione ha riguardato solo ed esclusivamente il procedimento in sé, andando in effetti a snellirlo, tanto che continuano a interfacciarsi con il predetto Dipartimento non solo i diretti interessati, ma anche i loro procuratori legali, che accedono al sistema grazie al loro SPID o alla loro C.I.E., accludendo con la presentazione dell’istanza il relativo mandato e/o conferimento dell’incarico.
Si auspica, quindi, un opportuno correttivo alla piattaforma in analoga direzione, non sussistendo alcuna motivazione in base alla quale dovrebbero permanere delle differenze nella gestione di procedimenti amministrativi omologhi condotti da due Dipartimenti dello stesso Dicastero.
• (pag. 2, secondo alinea) – “(…) Lo stesso Servizio ha poi riferito che sull’attivazione della nuova modalità di presentazione dell’istanza (…) sono state notiziate le OO.SS. del personale della Polizia di Stato, prima dell’attivazione del servizio, che, si ricorda, coinvolge anche le altre Forze dell’Ordine, i cui vertici hanno ricevuto per tempo la comunicazione dell’attivazione del nuovo portale di ricezione istanze, con adeguato canale istituzionale (…)”.
Ebbene, al riguardo non è dato sapere il significato di tale affermazione, tenuto conto che la notizia dell’entrata in vigore della piattaforma fissata al 1° marzo 2024 è stata diffusa con la predetta circolare a firma del Direttore della Segreteria di codesto Dipartimento solo il 26 febbraio 2024, ovvero 4 giorni prima. Ma non solo. Se “(…) la piattaforma rientra tra i progetti del PNRR di digitalizzazione delle procedure finalizzate alla semplificazione amministrativa (…)”, per quale motivo non è stata condivisa effettivamente con largo anticipo – tenuto conto che l’elaborazione del progetto è stata triennale -, dando modo a questa, come alle altre OO.SS. di poter partecipare in maniera costruttiva al processo decisionale? Peraltro, è doveroso evidenziare come, sempre con riferimento al Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione, l’informatizzazione dell’applicativo “G.SEV”, preannunciata con la citata circolare prot. 2593, del 21 marzo 2019 (Allegato 3 cit.), era stata perfezionata poi con l’ulteriore circolare prot. 8519 dell’11 novembre 2020 ((Allegato 4), con la quale veniva confermata l’entrata in vigore dell’applicativo, così come reingegnerizzato, al 14 dicembre 2020. Ciò significa che dalla data dell’annuncio alla data di entrata in vigore del nuovo sistema è trascorso oltre 1 anno e mezzo – nel cui contesto si presume siano state apportate anche modifiche strutturali suggerite dagli attori del procedimento – e non 4 miserrimi giorni come per la piattaforma de qua.
• (pag. 2, terzo e quarto alinea) – “(…) Il Servizio in parola ha riferito che, successivamente all’invio della circolare, è stata organizzata una riunione in videoconferenza (…). Nel corso della riunione è stato chiarito il concetto di “copia conforme” quale certificazione di atto originale presente nel fascicolo del dipendente che non necessita di alcuna formale istanza di accesso agli atti (…)”.

Ora, a prescindere dal fatto che il concetto di ‘copia conforme’ ha una precisa radice e connotazione normativa che non necessita di essere esplicato in videoconferenze (per altro disposte dopo che questa O.S. ha evidenziato le molteplici criticità), non è dato conoscere il motivo per cui l’Amministrazione detentrice del documento debba concederlo senza la ricezione di alcuna istanza di accesso.

Tutto ciò premesso, il COISP, nell’attendere un cortese riscontro, confida nella sensibilità che la S.V. ha sempre palesato nei confronti della materia e dei servitori dello Stato, non solo della Polizia di Stato, che hanno perso la vita o sono rimasti feriti in nome di un ideale come anche dei loro familiari superstiti.
Per tale motivo, si richiede l’urgente costituzione di un tavolo di confronto con questa Organizzazione Sindacale, al fine di poter fornire il proprio apporto agli eventuali opportuni emendamenti alla piattaforma, così da consentire l’indispensabile riavvicinamento rispetto alle reali esigenze dei nostri Colleghi e dei loro familiari.
Con sincera e profonda stima,

Il Segretario Generale del COISP
Domenico Pianese

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